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| Justificación |
Uno de los bienes más útiles y definitivos para el éxito
de cualquier organización pública o privada es la información.
Hoy en día las empresas producen minuto a minuto grandes volúmenes
de información, tanto en medios electrónicos como en medios
impresos; esta información debe ser organizada y almacenada técnicamente,
para que pueda ser utilizada fácilmente en cualquier momento.
Para ello existen en la actualidad metodologías, normas y tecnologías
que contribuyen a realizar una Gestión Documental Óptima.
Examinar este tema tanto desde el punto de vista estratégico
como procedimental, es el propósito central de este seminario
taller.
El Estado ha desarrollado la Ley 594 / 2000 con abundante regulación
hasta la fecha, y ha dispuesto para los entes públicos de todos
los órdenes (nacional, departamental, distrital y municipal)
la obligatoriedad de presentar para aprobación sus Tablas de
Retención Documental (TRD). Y en el caso del sector privado,
aunque no le es obligatorio, cada día son más y más
las empresas que ante los múltiples beneficios organizativos
de las TRD, las están implementando.
Interrogantes sobre cómo implementar un Programa de Gestión
Documental Óptima que permita organizar los flujos documentales,
el almacenamiento y la aplicación de tecnologías en las
empresas, qué etapas se deben seguir, quienes dictan las pautas,
cómo involucrar a toda la organización y cómo alinear
esta gestión con el sistema de gestión de la calidad,
tienen respuesta en el presente seminario taller, que PRÁCTICA
ha programado en las cuatro principales ciudades del país bajo
la conducción del doctor Victor Montagut, uno de los más
reconocidos expertos a nivel nacional en esta disciplina.
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Objetivo
General |
Fortalecer las competencias
de los participantes para que, a través del conocimiento práctico
de la metodología y la normatividad sobre la teoría archivística,
las Tablas de Retención Documental (TRD) y las mejores prácticas
de la Gestión Documental, se propicie una administración
eficiente que cumpla con las políticas internas institucionales
y resuelva los problemas de conservación, protección y acceso
a la información.
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Objetivos
Específicos |
- Conocer la conceptualización de un Programa de Gestión Documental
en la organización.
- Presentar la metodología para el diseño del mapa de procesos
de la Gestión Documental.
- Aprender a desarrollar modelos para diseñar y aplicar las Tablas
de Retención Documental.
- Conceptualizar sobre formas de abordar valoración y organización
de fondos documentales acumulados (archivos inactivos).
- Entender la relación existente entre los sistemas de calidad y
el Programa de Gestión Documental.
- Instruir sobre cómo estructurar, implementar y administrar un proyecto
de Gestión Documental Electrónica.
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Dirigido
a |
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Responsables de la dirección, asesoría, coordinación
y manejo de los archivos y de los documentos en las empresas, así
como a Archivistas, Administradores de Historias Clínicas, Historias
Laborales y demás personas interesadas en adquirir o actualizar
sus conocimientos en las técnicas del manejo documental, en organizaciones
tanto públicas como privadas.
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| Conferencista |
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VICTOR
MANUEL MONTAGUT ORTEGA
Bibliotecólogo
de la Pontificia Universidad Javeriana, con estudios en Servicios
y Sistemas de Información Digital y Tecnologías Aplicadas
a los Servicios de Información, Formato MARC, Reglas de Catalogación
Angloamericanas, Sistemas de Información Online y Mercadeo
de Servicios de Información. Ha desarrollado diversas investigaciones,
entre las que se destacan: “Aplicaciones del Correo Electrónico
a los Archivos para las Búsquedas de Información”,
“La Digitalización como Herramienta de Búsqueda
y Almacenamiento de Información en los Archivos”, “Construcción
de Bibliotecas Virtuales” y “La Gestión Documental
Electrónica Aplicada a los Archivos”. En su extensa
trayectoria profesional se desempeñó como Líder
Nacional de Gestión Documental y Bienes Administrativos en
Telefónica Telecom, Coordinador de los Diplomados de Bibliotecas
Escolares, Públicas y Gestión de Información
en la Pontificia Universidad Javeriana, Asesor y Coordinador de
proyectos nacionales dirigidos a Bibliotecas Universitarias y Centros
de Investigación en el ICFES, Jefe de Archivo y Centro de
Documentación en Seguros Colmena, Jefe de la Unidad de Información
en la Corporación Financiera Colombiana, Director de la Biblioteca
Universidad Cooperativa de Colombia y entrenador en archivo, automatización
de información y disco óptico para la Texas Pretroleum
Company. Así mismo ha sido Director de Proyectos de Organización,
Depuración y Automatización de Archivos, Bibliotecas
y Centros de Información y Documentación Especializados
para organizaciones como Ministerio de Educación, Ministerio
de Trabajo, Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
Gobernación de Cundinamarca, British Petroleum, Cafam, Colcerámica,
Colgate Palmolive, Ecopetrol, Grival, NCR de Colombia, Universidad
de Los Andes y Universidad del Rosario,entre otras. |
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| Contenido |
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1.
CONCEPTUALIZACIÓN Y METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2. LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
3. FONDOS
DOCUMENTALES ACUMULADOS (ARCHIVOS INACTIVOS)
Valoración. Organización y manejo
4. CONCEPTUALIZACION
EN TORNO A LA NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVISTICA
5. TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Concepto. Metodología y aplicación de las tablas. Transferencia
de documentos entre los diferentes archivos. Inventarios. Destrucción
documental. Impacto en la organización y los empleados
6. LA GESTIÓN
DE CALIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL POR PROCESOS
7. GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Visión y modelo. Documento electrónico y firma digital.
Digitalización. Workgroup-Workflow. Almacenamiento masivo de información.
Parámetros para la evaluación de un software de Gestión
Documental
8. EJEMPLOS
Y TALLERES
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| Información
General |
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LUGARES Y FECHAS:
Medellín: Marzo 5, Hotel
Poblado Plaza.
Salón Plaza Mayor. Carrera 43A No. 4 Sur-75
Cali: Marzo 10, Hotel Radisson
Royal.
Salón Guadalquivir. Carrera 100B No. 11A-99
Barranquilla: Marzo 24,
Hotel Puerta del Sol.
Salón Tabriz. Calle 75 No. 41D-79
Bogotá: Abril 9 de 2010,
Hotel Bogotá Plaza.
Salón La Candelaria. Calle 100 No 18A-30
HORARIO:
De 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
VALOR
DE LA INVERSIÓN: $495.000 (Cuatrocientos noventa y cinco
mil pesos) más iva. Incluye refrigerios, almuerzo, memorias y certificado
de asistencia. |
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Toda inscripción deberá ser pagada en forma anticipada a
nombre de PRACTICA, Nit. 805.011.877-1 y consignada en alguna de las siguientes
cuentas corrientes del Banco de Bogotá, dependiendo de la ciudad
a la cual usted vaya a asistir:
-
Si va asistir a Bogotá debe consignar en la cuenta corriente
No. 009-09660-3
- Si va asistir a Cali debe consignar en la cuenta corriente
No. 484-19786-8
- Si va asistir a Medellín debe consignar en la
cuenta corriente No. 433-04016-9
- Si va asistir a Barranquilla debe consignar en la cuenta
corriente No. 087-34334-9
Para
formalizar la inscripción se deberá hacer el registro telefónicamente
y enviar la consignación a los fax: (1) 6348951 de Bogotá,
(2) 3152471 de Cali, (4) 3521340 de Medellín o al (5) 3604443 de
Barranquilla, indicando los nombres de las personas inscritas.
La
consignación original deberá entregarse a la entrada del
seminario |
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| Informes
e Inscripciones |
PRÁCTICA
BOGOTA
Calle 100 No.
19A-50 Oficina 1003
Teléfonos (1) 6348951 - 6348952 Fax 6348951
PRÁCTICA
CALI
Holguines Trade Center, Torre Valle del Lili, oficinas 713 y 714
Teléfonos (2) 3152471/73 - 3151142/45 Fax 3152471
PRÁCTICA
MEDELLIN
Carrera 43A No. 14-109 Oficina 105
Teléfonos (4) 3521340 - 3121008/09 Fax 3521340
PRÁCTICA
BARRANQUILLA
Carrera 53 No. 74-86 Oficina 307
Teléfonos (5) 3604443 - 3604104 Fax 3604443 |
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CON
EL AUSPICIO DE:
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| FICHA
DE INSCRIPCION |
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